Le fonds d’auto-assurance est destiné à couvrir les franchises d’assurance ainsi que certains sinistres non couverts par les polices d’assurance du syndicat. Les copropriétaires doivent y contribuer afin que le syndicat dispose d’une réserve suffisante. Ce fonds doit être conservé dans un compte distinct, séparé du fonds de prévoyance et du compte courant. Il est obligatoire depuis avril 2021.

Le fonds de prévoyance est un fonds commun destiné à couvrir les travaux majeurs, les réparations importantes et le remplacement des parties communes de l’immeuble. Il peut notamment servir pour la toiture, les ascenseurs, les fondations ou les façades. L’étude du fonds de prévoyance, prévue par la loi 16, permet d’évaluer les sommes nécessaires selon l’âge, l’état de l’immeuble et les coûts de remplacement. Cette étude vise à renforcer la planification des travaux majeurs.

La description des parties privatives est un document qui décrit les composantes de chaque unité, comme les revêtements de sol, les armoires, les comptoirs, les murs, les plafonds, les portes et les fenêtres. Elle permet de distinguer ce qui relève du syndicat et ce qui relève du copropriétaire. En cas de sinistre, l’assureur peut s’y référer pour évaluer les dommages et déterminer les indemnités. Ce document est essentiel pour une couverture d’assurance adéquate.

L’évaluation du coût de reconstruction sert à déterminer la valeur nécessaire pour reconstruire l’immeuble en cas de sinistre majeur, comme un incendie ou une inondation. Elle est effectuée par un évaluateur agréé et tient compte de plusieurs facteurs, dont la superficie, les matériaux, la qualité des finitions et les caractéristiques particulières du bâtiment. Cette évaluation est importante pour éviter la sous-assurance. Elle doit être faite tous les cinq ans et est obligatoire depuis avril 2021.

Le carnet d’entretien regroupe les informations sur l’entretien de l’immeuble, ses équipements, ses systèmes et les travaux réalisés. Il permet de consigner les dates d’inspection, d’entretien et de réparation, tout en aidant le syndicat à planifier les interventions futures. Un carnet bien tenu contribue à préserver la valeur du bâtiment et à respecter les obligations légales du syndicat.

Un syndicat doit prévoir les protections nécessaires, notamment l’assurance de l’immeuble et l’assurance responsabilité civile. Les copropriétaires doivent aussi détenir une couverture minimale de 1 million de dollars pour les copropriétés de moins de 13 unités, et de 2 millions de dollars pour celles de 13 unités et plus. Pour les administrateurs et dirigeants, une protection adaptée est importante afin de couvrir les risques liés à une faute, une erreur ou une négligence commise dans l’exercice de leurs fonctions. Les protections devraient être validées avec un courtier ou un professionnel qualifié.

Le registre du syndicat regroupe plusieurs documents importants, dont la déclaration de copropriété, les règlements de l’immeuble, les procès-verbaux, les états financiers, les contrats, les plans, le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance. Ce registre permet aux copropriétaires de mieux comprendre la gestion de l’immeuble et de suivre les décisions du syndicat.

L’attestation du syndicat est un document remis lors de la vente d’une unité afin de présenter l’état réel de la copropriété. Elle peut notamment informer l’acheteur sur la situation financière, administrative, juridique et technique de l’immeuble. Depuis les nouvelles obligations liées à la copropriété divise, elle devient un outil important pour offrir plus de transparence aux acheteurs et aux copropriétaires.

Certains travaux touchant les parties communes doivent être soumis à l’assemblée des copropriétaires, notamment lorsqu’il s’agit de transformation, d’agrandissement ou d’amélioration. Les travaux d’entretien courant ou de conservation peuvent souvent relever du conseil d’administration, mais les projets plus importants doivent respecter les majorités prévues à la déclaration de copropriété et au Code civil du Québec.

Les procès-verbaux des assemblées et certaines décisions du conseil d’administration doivent être transmis aux copropriétaires dans les délais prévus, souvent dans les 30 jours. Cette transmission favorise la transparence, permet aux copropriétaires de suivre les décisions prises et contribue à une meilleure gouvernance du syndicat.

Lorsqu’un copropriétaire ne paie pas ses charges communes, le syndicat peut entreprendre des démarches de recouvrement. Selon la situation, il peut notamment transmettre des avis, réclamer les sommes dues et, dans certains cas, publier une hypothèque légale contre la fraction du copropriétaire en défaut. Une gestion rigoureuse des frais impayés protège la santé financière de la copropriété.

Oui. Le syndicat doit protéger les renseignements personnels qu’il détient sur les copropriétaires, les locataires et les occupants. Cela comprend notamment les coordonnées, certains renseignements financiers, les accès au registre et parfois les données liées aux caméras de surveillance. Le syndicat devrait limiter la collecte, l’utilisation et la conservation de ces informations à ce qui est réellement nécessaire à la gestion de l’immeuble.